Five success factors for a successful IT transformation program

Verandering in een organisatie brengt een zeker risico met zich mee, vooral wanneer er aanzienlijke investeringen in IT mee gemoeid zijn. Gelukkig hebben agile werken en design thinking de dreiging beperkt dat nieuwe systemen niet doen wat ze moeten doen. Toch zie ik nog steeds dat investeringen in IT-transformatie fout gaan. Kansen om de werking van het bedrijf te verbeteren worden vaak gemist en erger nog, de nieuwe tools worden niet gebruikt op de werkvloer. Uitgebreide change management programma's worden dan te hulp geroepen, maar vaak is dat ‘too little too late’.

De betere manier is om vanaf het begin van het project ambitieus en grondig te zijn, en vanaf de eerste dag een consistent proces te volgen.

Hier zijn vijf leidende principes die je zullen helpen de ROI van je IT-transformatieprogramma te verzekeren:

Aligneren

De eerste prioriteit is om de hele organisatie op één lijn te krijgen, iedereen die betrokken is moet werken aan dezelfde strategische doelstellingen. Ik heb het niet over de algemene missie van het bedrijf of "waarom we doen wat we doen", maar over hoe de transformatie zal bijdragen aan deze missie. 

Bepaal met alle belangrijke stakeholders, waarschijnlijk het volledige managementteam, wat je ambities zijn voor het programma. Hoe ver wil je gaan met de verandering? Streef je naar radicale vernieuwing, of is dit het juiste moment voor incrementele verbeteringen die snel positieve effecten zullen garanderen? Bepaal de prioriteiten en uitdagingen voor je programma, en maak ze heel concreet.

Door het c-level en het volledige managementteam erbij te betrekken, breng je het IT-transformatieprogramma in lijn met de strategische prioriteiten van de c-suite, terwijl je tegelijkertijd aansluiting maakt met alle aspecten van het bedrijf.

Betrokkenheid

De strategische transformatie zal de hele organisatie raken, daarom is het cruciaal om iedereen bij het programma te betrekken. Ik heb het over alle afdelingen, maar ook over alle mensen, vooral de mensen op de werkvloer die ervaren hoe dingen dagelijks werken. Je zal verbaasd zijn hoeveel zij kunnen bijdragen. Met het juiste proces en moderne collaboration tools kan je iedereen aan boord krijgen en efficiënt ideeën oogsten.

Een e-mail van de CEO aan iedereen volstaat niet, je hebt een beproefd proces nodig dat wordt ondersteund door een uitgebreide (interne) communicatiecampagne. Ideeën vastleggen in een tijd waarin mensen veel tijd op hun smartphone doorbrengen met het delen van meningen op Facebook, vereist een even gebruiksvriendelijk platform om het genereren en samenwerken van ideeën vast te leggen en te stimuleren. Zorg ervoor dat je de nieuwste collaboration tools gebruikt.

Volharding

Waar meningen en ideeën op sociale media vluchting zijn, kunnen we geen steken laten vallen wanneer onze collega's de moeite nemen om hun ideeën te delen om het bedrijf beter te maken. Elk idee, elke opmerking en elke ‘like’ moet serieus genomen worden en zal door de inzenders ook serieus genomen worden. Er is hier een belangrijke rol weggelegd voor het managementteam om de handen uit de mouwen te steken en betrokken te zijn. 

Alle input moet worden overwogen en geëvalueerd en je moet één of andere vorm van actie ondernemen. Op het eenvoudigste niveau zal de actie erin bestaan de persoon die het idee heeft ingebracht te informeren dat dit idee niet tot de onmiddellijke prioriteiten behoort. Nadat de acties zijn vastgesteld, moeten ze uiteraard worden uitgevoerd en ook hierbij moet de inbrenger worden betrokken.

Dit vraag volharding, zowel wat betreft de diepgang van je acties als wat betreft de follow-up in de loop van de tijd.

Focus

Het risico bestaat dat je de gewenste resultaten uit het oog verliest wanneer je overspoeld wordt door nieuwe inzichten en ideeën. Focus is hier van essentieel belang. Je moet gericht gaan voor concrete resultaten en alle acties blijven afstemmen op de prioriteiten en uitdagingen die je in het begin hebt gedefinieerd. 

Mensen

Ook al hebben we het over het transformeren van IT-systemen en mogelijks ook processen, uiteindelijk zijn het de mensen die het programma zullen maken of breken. Door hen van bij het begin in het proces te betrekken met een duidelijke missie, en door hun input te koesteren als een waardevolle bron van kennis, genereer je buy-in op brede schaal. Dit zal de geheime ingredient zijn om van je programma een succes te maken.

De ongelooflijke hoeveelheid kennis die zich in de hoofden van de mensen bevindt, maakt nu deel uit van je programma en zal dienen om de kwaliteit te verbeteren en de kans op succes van de komende transformatie te vergroten.

Plan je een ambitieus IT-project of transformatieprogramma? Neem contact op met ons team om een concreet actieplan voor jouw zaak te bespreken.