THINK with people en Enginity bundelden de krachten en kennis om een aanpak vorm te geven waarmee Tim Van Caeyzeele, head of IT bij BelOrta een antwoord werd geboden op de vraag hoe de huidige IT omgeving van BelOrta kan meegroeien met de ambities van het bedrijf.

Het moest een grondige analyse worden waarbij:

• Het huidige proces onder de werd loep genomen.

• Elke gebruiker in de organisatie zijn of haar inbreng kon doen.

• De bestaande IT- omgeving in het perspectief werd geplaatst van actuele IT trends.

Met een aantal kernwoorden typeerde Tim Van Caeyzeele voor ons de technologie prioriteiten zoals hij ze in de praktijk zag passeren. Voor hem draait het om data uitwisseling, communicatie, big data en analytics, agility, consumerization, work from anywhere/any device en IT security.

BelOrta maakt zich duidelijk op voor de toekomst, waarbij het bedrijf vertrekt vanuit de kracht van mens, product, markt en technologie. Met de quote “Most innovations fail, and companies that don’t innovate die” van Henri Chesbrough zet Tim Van Caeyzeele duidelijk de toon voor zijn analyse.

De hoofdvraag was dus:

Hoe kunnen we samen BelOrta Future Proof maken?

THINK with people en Enginity kozen voor een wendbare, creatieve, technologie-onafhankelijke approach en gaven een op maat gemaakt bottom-up innovatietraject vorm met 5 pijlers:

1. Strategie

2. Procesanalyse

3. Technologie of IT architectuur

4. Bottom-Up Ideation

5. Inspiratie

Het team van THINK with people focuste zich op strategie, de bottom-up aanpak en inspiratie. Verder stonden we ook in voor de het project- en het innovatieproces management. Het luik inspiratie is voorzien voor het najaar van 2023 en wordt daarom hier nog niet toegelicht. Enginity nam de procesanalyse en technologie voor hun rekening vanuit hun expertise in het domein van engineering, innovatie en IT.

Hoe ging THINK with people tewerk?

Voor innovatieproces management hanteren we telkens deze 5 succesfactoren

1. Aligneren

2. Betrokkenheid

3. Volharding

4. Focus

5. Mensen

Aligneren

We startten de volledige oefening met diepte interviews en afstemming sessies met het management team om de strategische doelstellingen van BelOrta scherp te stellen, prioriteiten te bepalen en challenges voor het innovatietraject te definiëren. Met deze oefening zetten we samen met BelOrta de krijtlijnen voor het vervolg van het project.

Betrokkenheid

In een volgende fase creëerden we betrokkenheid en engagement met een sterke interne communicatie campagne. Hierbij was de ondersteuning van de HR en marketing afdeling van cruciaal belang. Ook de brede organisatie werd mee in de loop genomen via de ondernemingsraad.

We kozen voor een eenvoudige en duidelijke verhaallijn met referenties naar groenten en fruit, volledig in lijn met de huisstijl van BelOrta. Op die manier voelde de campagne heel vertrouwd aan voor iedereen wat de acceptatie en impact verzekerde. De campagne werd online en offline gelanceerd, startend met een roadshow langs alle vestigingen, opvallende communicatie op de werkvloer via affiches, stickers en een digitale en papieren ideeënbus. Een innovatief groenten- en fruitdrankje voor iedereen maakte het geheel tastbaar voor elke BelOrta medewerker.

BelOrta heeft 3 bedrijfssites (Sint Katelijne Waver, Zellik en Borgloon), met in totaal 400 medewerkers. Tim Van Caeyzeele wou met elke werknemer, van heftruckchauffeur tot manager, de conversatie aangaan hoe technologie kan helpen om hun werk beter te doen. Om een levendige interactie tot stand te brengen kozen we voor Yambla als digitaal platform.

Het idea management platform laat toe om op overzichtelijke en laagdrempelige wijze een oproep te lanceren binnen een bedrijf. Op die manier wordt interactie tussen alle werknemer mogelijk gemaakt op verschillende sites, op verschillende niveaus, op een toegankelijke en veilige manier.

Dankzij de overzichtelijke rapportering kreeg het projectteam en de leidinggevenden binnen de organisatie een inzicht in de dynamiek en onderwerpen van de bottom-up innovatie campagne.

Daarnaast werd ook een fysieke ideeënbus voorzien die zorgde voor extra aanwezigheid op de werkvloer. Elk idee vond zo letterlijk zijn weg naar het platform.

Volharding

Niets zo frustrerend als ideeën die niet opgevolgd worden of geen feedback of follow-up krijgen. Daarom werd vanuit THINK with people ook sterk gewerkt rond community management. We deelden inspiratie op het idea management platform, op de displays doorheen het bedrijf en in de interne krant en op de schermen.

De intensieve samenwerking met de het customer success team van Yambla was hierbij een waardevolle aanvulling. Op basis van inzichten uit de Yambla rappotering en het dashboard konden we de communicatie in real-time bijsturen.

De ambitie van BelOrta om elke idee als waardevol te beschouwen droeg sterk bij tot het succes van deze ideation oefening.

Focus

Wanneer je overspoeld wordt door nieuwe inzichten en ideeën bestaat het risico dat je de gewenste resultaten uit het oog verliest. Daarom is focus van essentieel belang. Er moet voortdurend bijgestuurd worden om alle acties te blijven afstemmen op de prioriteiten en uitdagingen die van bij het begin werden gedefinieerd.

De challenges concreet definiëren én duidelijk omschrijven op het idea management platform is daarom van groot belang.

Mensen

Ook bij het transformeren van IT-systemen en processen, zijn het de mensen die het succes van het programma zullen bepalen. Door hen van bij het begin in het proces te betrekken, met een duidelijke missie, en door hun input te koesteren als een waardevolle bron van kennis, genereer je buy-in op brede schaal.

Dit is ook de voornaamste drijfveer geweest van het management van BelOrta om voor de oplossing voor hun digitaal vraagstuk, de input van iedereen binnen het bedrijf als waardevol te beschouwen.

De inzet van de werknemers bij deze ideation fase werd uitdrukkelijk beloond met verschillende prijzenpakketten. De winnaars werden via de interne nieuwsbrief en door affiches op de werkvloer in de kijker gezet.

Na het afsluiten van de ideation fase werd duidelijk gecommuniceerd over de verdere opvolging van de ingebrachte ideeën en werden de voor de hand liggende verbeteringen onmiddellijk opgenomen.

Het resultaat

BelOrta Future Proof werd een bottom up innovatie traject

dat liep gedurende 4 maanden,

waarbij 400 werknemers werden aangespoord en gemotiveerd om hun ideeën te delen,

er 224 ideeën werden gepost,

en 131 ideeën werden weerhouden,

3 winnaars werden geselecteerd.

Het management was aangenaam verrast door de dynamiek en input van de werknemers en besloot om iedere werknemer te trakteren op ontbijt op het werk wat opnieuw community versterkend werkte.

THINK with people en Enginity leverden een 50 pagina’s tellend gedetailleerd document op met een creatieve, technologie-onafhankelijke approach voor het BelOrta Future Proof vraagstuk. Hiermee kan de IT- manager de markt gericht verkennen en bevragen. Dit rapport werd ook ter beschikking gesteld in een executive summary.

BelOrta Future Proof, werd een leerrijk traject voor alle betrokken partijen, zowel aan de kant van BelOrta als aan de kant van Enginity en THINK with people. Hierboven werd uitgebreid het aandeel van THINK with people toegelicht. Meer inzicht in de aanpak wat de procesanalyse en het in kaart brengen van de huidige technologie lees je weldra op de website van Enginity.

Ieders aandeel droeg bij tot de initiële vraagstelling van BelOrta:

Hoe kunnen we samen BelOrta Future Proof maken?

THINK with people en Enginity zijn erin geslaagd om tijdens dit traject telkens opnieuw de nood van de klant voorop te stellen. De feedback die we kregen bij de oplevering van het project laat geen twijfel: